(3)留言的存檔與刪除。
        在留言有效期內，話務員應保管好留言單下聯，直至來訪者前來提取留言。超過留言有效期，并且沒有得到留言者的反饋，話務員可將過期的留言單清除，并刪除電腦中對應的留言記錄。
        4。轉接電話服務
        (1)接聽來電。
        電話響起，話務員應在鈴響三聲之內接聽電話。話務員在接聽電話時，應面帶微笑，按下電話接聽鍵，語調柔和清晰地自報身份。如果是外線電話，話務員可以說：“您好，× × ×酒店，請問有什么可以效勞嗎?”如果是內線電話，則說：“您好，這里是總機。”
        (2)轉接電話。
        聽清來電者的要求。如有不清楚的地方，應禮貌地請對方重復一遍。
        如果來電者要求轉接標識設計公司設計的酒店某部門領導，應與該領導溝通后再轉接。若該領導不同意，則應禮貌地對顧客說：“對不起，× × ×經理有事不在酒店，您需要傳達口訊嗎?”以此委婉地拒絕對方的要求。
        若來電者要求轉接到房間，話務員應問清找哪位顧客，房間號是多少。如果來電者問某位顧客住在哪間客房，話務員不能隨便透露，而應委婉地拒絕來電者的要求。
        若來電者明確報出本人的姓名以及顧客的姓名和房間號，話務員應仔細核對，先讓顧客聽音樂、同時立即查看該房間是否為保密房，并詢問顧客是否愿意接聽。如果該房為保密房，或者顧客表示不愿接聽，話務員應委婉地拒絕來電者的要求。如果顧客表示愿意接聽，話務員應立即將電話轉到分機或客房。
 

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