接待通知單交總經理助理以上人員審核并簽名。接受預訂后，將顧客姓名、公司、職稱或身份等資料分別上報預訂部經理、客房部經理、總經理審核簽名。如果是以前來店曾享受VIP待遇的顧客預訂，應在預訂單上注明重要顧客及VIP等級代碼，仍當作VIP接待并通知前廳部經理及相關銷售代表。
        將顧客的資料匯報給前廳部經理、營銷部經理及相關人員，包括前臺接待員。
將預訂單歸檔保存。
        5.宴會預訂處理
        (1)電話預訂。
        當電話打來時，在鈴響三聲內接起，用禮貌用語問候對方，并主動報本部門名稱；詢問主辦單位或顧客的姓名及身份，詳細了解預訂要求，如宴會日期、用餐人數、廳堂布置，結賬方式等；主動向顧客介紹宴會標準、場所，推銷特色菜肴，盡九爭取標準高一些。
        (2)來店預訂。
        顧客來店預訂，預訂員要熱情接待，詢問顧客預訂標準；主動向顧客介紹酒店，餐廳特色，如顧客要求看菜單，及時將菜單傳給對方；
        (3)確認預訂。
         預訂員根據顧客的預訂要求，詢問餐廳等相關接待部門是否能滿足顧客的要求。若能滿足要求，預訂員應將預訂單位名稱，宴會負責人姓名，宴會的性質、時間、人數、標準、特殊安排、結賬方式等信息記錄在預訂單上，并請顧客核對簽字。
        大型宴會應與顧客簽訂合同書并收取定金。若提出取消宴會，酒店、商場標識設計的酒店要收取損失費。
        與顧客確認后，在電腦上輸入宴會預訂單。