(4)留有的保存與刪除。
        每天上班時，將留言夾中的留言單下聯按房號順序整理并存檔，已過期未接到留言者最近通知的留言單，話務員可將其按作廢清理；長住顧客的留言在顧客提取后一周，由總機領班刪除電腦上的留言內容。
        3.住客留言服務
        (1)接受顧客留言。
        住店顧客欲離開房間或標識設計公司設計的酒店時，若要求給來訪行留言，話務員要請顧客詳細填寫住客留言單(一式兩聯)，所填信息包括顧客的姓名、房間號、留言內容、聯系方式，以及來訪者的姓名、聯系方式和到訪的有效期限等。顧客填寫好留言單后，話務員要仔細查看，并請顧客確認簽字。
        若顧客打電話要求留言，話務員要準確記錄留言信息，經復述確認無誤后，將留言信息填寫在留言單上。
       （2）轉達留言。
        話務員將留言單上聯存放在住客留言夾里，把留言信息輸入電腦，將留言單下聯保管存放好。訪客來到服務臺提取留言時，話務員應請來訪者出示有效證件，核實無誤后，從留言夾里取出對應的留言單上聯交給來訪者，并請其在留言單下聯簽字確認。若訪客致電到服務臺，標識設計公司設計的酒店話務員應詢問對方留言者的姓名、房間號、聯系方式，以及他本人的有效證件號碼，核實其身份后，向其口述留言內容，并將電腦中的留言狀態改成“已通知”。