(4)下發宴會任務通知單。
        預訂員再次核對宴會預訂單、確認宴會時間、人數、標準酒水、特殊安排等信息無誤后，交給預訂處主管簽字。顧客有特殊要求或有超過自己的職權范圍的要求時，要及時請示部門經理。
        做好宴會任務通知單，及時下發給餐飲部、采購部、工程部、營銷部等接待部門，請相關部門經理簽字，以示知曉。
        如宴會有變化，要及時填寫變更通知單下發給相關接待部門，并在預訂單上注明被通知人的姓名及時間。
        其間，應與顧客保持聯系，反饋宴會準備情況，按規定提前告知顧客，酒店已經準備就緒，恭請顧客光臨。
        活動舉辦后，將相關資料輸入電腦系統或客史檔案中。
        6.會議預訂處理
        (1)電話預訂。
        接通電話后，預訂員應主動自我介紹，并報出酒店、商場標識設計的酒店名稱和所在部門。
        顧客表示預訂會議服務，預訂員應耐心接受對方的咨詢。仔細聆聽會議接待要求，如會議類型、會議工程、與會人數、會議室要求、接送要求、飲食要求等，將這些信息詳細記錄在預訂本上。
        傳真、信函預訂，可參照上述程序接待。
        (2)來店預訂。
        顧客來到服務臺，預訂員要熱情接待，主動向顧客介紹酒店會議接待的優勢與特點；記錄顧客的預訂要求，若顧客提出參觀會議室的要求，預訂員應陪同顧客參觀。
        對再次前來預訂的顧客，預訂處主管要主動征詢顧客對上次會議接待的意見和建議。