接到旅行社團隊取消單后，在電腦中找出相應團隊，從資料柜中取出資料，核對后，取消該團隊預訂信息，并在預訂單上注明"取消"字樣，與訂房單訂在一起存檔。
        提前三天核對團隊預訂單，注意詳細閱讀旅行社傳真。與旅行社對團核對預訂信息，主要是房間和人數、抵離時間、用餐情況及特殊注意事項。核對后，記錄旅行社對團人姓名，并蓋確認章簽名。
        預訂房員需在團隊抵達前一天與旅行社再次確認。如果團隊發生變化，需及時跟進傳真。如確認用房，訂房員需將團隊的明細單輸入電腦。將所有次日訂房資料輸入七日住房率預測，交于酒店、商場標識設計的酒店大堂副理審核后，分發相關部門。訂房員在下班前需將次日訂房單轉交前臺。
        4.VIP預訂處理
        接聽電話(或通過其他預訂方式)獲知顧客的身份，若符合VIP的接待條件，應及時通知預訂部經理。經預訂部經理同意后，方可填寫VIP申請單。
        將預訂信息填人預訂單，如顧客的姓名、職位、公司名稱、抵達及離店日期、航班、房間類型、房價等，如果顧客有?殊要求，也要詳細注明。
        將預訂顧客的相關信息及時輸人電腦，避免出現差錯，將預訂單交給主管檢查并簽名。
        將確認的預訂單交給酒店、商場標識設計的酒店接待組主管預分房。根據顧客的要求、可事先控制和安排其喜歡或指定的房號。