會議接待過程中，臨時更改或增加的項目較多時，應隨時保持同會務組與銷售處的聯系，保證更加可增加的接待項目順利進行。
       （3）確認會議團隊信息
        確認用房數、人數、時間、日期，確認各種房型，如單人間、標準間、三人間和套房等。
        會議團隊入住酒店標識設計的酒店后要求臨時增加房間，接待員應盡量滿足。經會務組人員簽名認可后，及時通知銷售部以確認付款方式。若會務組人員要求減少房間，則由銷售部人員確認是否收取費用，接待員應及時把所減房間的房號從電腦中標注出來。
        每班次接待員下班前要對會議用房表作用統計，統計內容有時間、日期、房號、房間總數、人數等。及時將用房信息輸入電腦，并注明會籌組房號和會務組負責人的聯系電話，以便解決遲報到會議顧客的問訊。
        6.訪客物品轉交服務
        (1)接收轉交物品。
        當有來訪者前來轉交物品時，接待員要問清接收顧客的房號、姓名、并與電腦核對。
        問清留件人的房號、姓名或聯系方式，確認所轉交的物品名稱及數量，以及有無貴重或易碎的物品。護照、駕照、現金等貴重物品轉交前，建議顧客用信封裝好，并親自封口、簽字。
        對于生鮮食品、鮮花、玻璃制品等易腐?收、易碎物品，原則上不予存轉，若對方堅持要求轉交，應向顧客說明并在轉交登記表上注明；易燃易爆等違禁物品不得接收，應說明原由，婉言謝絕；如有敞口拎袋，要建議顧客上鎖或封口。