如果顧客表示確定要使用該場地，就必須請其先繳付定金，否則將讓給下一位想預訂的顧客。假使客戶看中的宴會廳已被預訂，銷售人員仍然不可輕易放棄任何生意機會，而應積極推薦其他可替代的宴會廳，或嘗試說服客人更改宴會日期。雖然在預訂時銷售人員已記下顧客所有的要求，但是客人日后可能變卦。所有銷售人員必須將雙方同意的事項記錄在合約書上并請客人簽字，以保障客人與酒店自身的權利。倘若客人沒時間親自到酒店履行簽約手續，銷售人員可以通過書面傳真或郵寄的方式，將文件送至顧客手中，請顧客在確認書上簽字，簽妥后再傳真或郵寄回酒店以示慎重。在簽訂確認書時，酒店通常會要求收取定金。有時銷售人員忘記與客人簽確認書而平白蒙受許多損失，所以為了確保宴會的正常營運，與客人簽約是不可忽略的。

六、會議接待
     派專人負責機場、車站的禮儀、接站、公關等；服務提前在酒店、會議室布置好歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺、酒店標識設計的指示牌等；準備好會議所需要的會議資料、會議用品、會議演講稿等；檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等的準備情況；會議參加者到達酒店后，確認房間樓層及房間號，詢問客人是否有特殊要求；確認用餐時間、用餐標準及特殊客人的需要；確認旅游線路行程、用車、導游以及是否增加景點；確認娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點；會議結束后，幫會議代表合影留念；為代表提供文秘服務及相關服務。