即使團隊的實際到達客人低于這個數字，客戶方也應按照原報的數目付費。許多酒店都會同意準備高于這個數目的桌臺以備實際人數超出預報的人數，備用桌臺和服務設施從5%到10%。這種保證條款有助于酒店控制勞務和食品的成本。
九  會議用房銷售
    以下幾項原則有助于酒店提高自己的會議用房銷售量：
   (1)銷售額直接與使用會議場所的面積成正比。應該最大量并有效地使用會議房間，例如：盡可能地把會議按順序安排在同一房間，而不應該把宴會活動安排在另一個會議的后面。通過這種方法可以降低場地擺臺的成本，既節約了時間又可以提高場地的銷售。
   (2)首先推銷出最不受歡迎的場地可以最大限度地提高場地的使用率。如果首先推銷出最不受歡迎的場地，后面的場地就能較為輕松地售出。如果在后期受歡迎的場地未被售出，可以將前面的售出場地轉移到這里，為客戶推出升級的酒店VI設計服務，這能帶來可觀的效益。
 

    (3)如果客戶要求全天或整個晚間預訂某一場地，銷售人員應仔細審視。很少有會議的計劃者真正會全天或整個晚間都使用會議場地。這樣，幾小時的“空閑不可用”的時間就可以安排給另一個會議。
   (4)會議銷售的時間應該著眼于營業的淡季。會議的房間和場地的使用通常都在旺季，因此銷售活動應該始于營業的低谷和平行期。