假使顧客有意預約宴會，銷售人員需要問清楚宴會的日期、時間、名稱、性質及聯絡人員姓名、電話，并書面記錄下來。另外，酒店標識設計的菜單內容、飲料種類與宴會人數、宴會預算、擺設方式、顧客的付款方式也應如實記錄。當然，在預約步驟中，銷售人員要提供報價單給顧客，因為大多數顧客在簽訂合約后可能還會與其他飯店進行比價。無論如何，銷售人員應詳細記錄每次跟顧客洽談的結果，除存檔備查外，也需要正確無誤地將資料轉達給其他相關人員。只有如此，方能確保宴會的成功。為方便記錄，預訂宴會所需的資料都已經包括在宴會洽談表中。有了宴會洽談表，酒店銷售人員與客人洽談時便可以馬上將所有資料填妥，并將客人的要求選出，等到將宴會通知單發給各部門時，所有宴會需求都一目了然。如果顧客只是暫訂宴席，酒店則必須對其保持追蹤，直到客人下訂單為止。若顧客取消訂席，也要詢問取消宴會的原因，并予以記錄，作為日后改進的參考。
    

     通常情況下，除熟客不收定金外，其他所有宴會及會議確認時，都必須先交30%的定金，付完定金才表示該酒店宴會場地確實被訂下。否則一個宴會如果臨時取消，對酒店勢必造成重大損失，因此預收定金是酒店的另一種自保方式，實屬必要。除此之外，若在原來預訂宴席的顧客未付定金之前另有其他顧客預訂同一場地，銷售人員應打電話給先預訂的顧客，詢問其意愿。