銷售部的標準工作程序和酒店的標識設計在形勢需要時可以被增添和修正，但是參與銷售工作的每個員工都應當了解這些變化。這類的書面標準工作程序能夠使銷售人員在為團體進行預訂和提供服務時遵循同一標準。
七、酒店檔案系統
     對任何銷售部而言，唯一重要的人工勞動是保障檔案系統的準確性并及時更新。沒有精細準確的檔案記錄，銷售部便沒有彈藥。在銷售時，特別是針對團體的銷售，銷售人員需要隨時獲取相關信息。多數酒店的檔案系統分為三種類型：
     第一種是按機構、公司或協會的名稱使用聯系人的姓名，按字母順序存檔，酒店常使用這種方法。許多企業發現這是最簡易的歸檔方法。
    

第二種歸檔方法是按名稱的關鍵字歸檔。當不清楚機構的確切名稱時，這類歸檔法便體現了優勢。舉例來說，石油和石油產品協會可以被歸人石油這一檔內，也可按關鍵字歸檔。第二種歸檔還可以有三級分類法，例如：客戶被歸在“貿易一制造一鞋”、“貿易一零售一服裝”或者“教育一教師一高中檔案”中。
      第三種歸檔方法是數字法，每個檔案都有一個指定的客戶號碼，然后相應的一組檔案卡片按客戶號碼和名稱被歸入檔案。這種方法常常被用于大型檔案系統，而且很有效率，盡管這種方法迄今尚未被廣泛應用，但是酒店越來越傾向于利用計算機技術來儲存客戶記錄，這種方法會越來越流行。一些酒店偏向于其中一種方法，還有酒店使用不止一種方法。然而，比較簡單的系統通常要比復雜的優越。
 

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