(2)明確合同管理的工作流程。
    對建立的組織機構，必須明確與之相應的工作流程。對于一些經常性工作，如圖紙批準程序、工程變更程序、分包商的索賠程序、分包商的賬單審查程序，材料、設備、隱蔽工程、已完工程的檢查驗收程序、工程進度付款賬單的審查批準程序、工程問題的請示報告程序等，應規范工作程序，使大家有章可循，合同管理人員也不必進行經常性的解釋和指導。
(3)制定必要的合同管理工作制度。
為保障管理流程的順利實施，制定必要的工作制度是十分必要的。
    1)合同交底制度。合同簽訂以后，合同管理人員必須對各級項目管理人員和各工作小組負責人進行合同交底，組織大家學習合同，對酒店的標識設計合同主要內容做出解釋和說明，使大家熟悉合同中的主要內容、各種規定、管理程序，了解承包人的合同責任和工程范圍。

    2)責任分解制度。合同管理人員應負責將各種合同事件的責任分解落實到各工作小組或分包商，使他們對各自的工作范圍、責任等有詳細的了解。通過層層合同責任分解，層層合同責任落實到人，使各工程小組都能盡心盡職，共同更好地實施合同。
    3)每日工作報送制度。信息是合同工程師的眼睛。建立酒店每日工作報送制度，要求各職能部門必須將本部門的工作情況及未來一周的工作計劃報送到合同管理工程師處，使其及時掌握工程信息，從而能夠及時對已經發生或將要發生的種種問題做出決定。