(3)餐飲收費表。營銷部經理必須明確制定一套標準的宴會餐飲收費表，詳列宴會廳中所有西餐、中餐、自助餐或雞尾酒會等各類宴會活動最基本的收費項目。收費表一般是由各個部門尤其是餐飲部門共同商討制定的。每一張表都需注明有效期限，以便及時依市場行情與成本變動調整更新。
2.接洽方式
    在洽談階段，可采用電子郵件或電話方式與客戶接洽。若客戶采用電子郵件的詢問方式，營銷人員必須負責將場地圖、容量表、租金一覽表及餐飲標準收費表等上述所有宴會資料通過傳真發給客人，如實告知宴會事宜，以增加促成宴會舉辦的可能性。
(二)預約
1.做好記錄工作
    營銷部經理應要求營銷人員對有意預訂宴會的客戶，做好以下工作：
(1)清楚宴會的日期、時間、名稱、性質以及聯絡人姓名、電話，并書面記錄下來。
(2)酒店標識設計的菜單內容、飲料種類、赴宴人數、宴會預算、擺設方式、客戶的付款方式以及其他如花飾、代支費等要求應如實記錄。

    為方便記錄，上述預約宴席所需的資料都可囊括在宴會洽談表中，有了宴會洽談表，營銷人員與客戶洽談時便可以馬上將所有資料填妥，并將客戶的要求圈選出，等到將宴會通知單發給各部門時，所有宴會需求便一目了然。
    如果客戶只是預約宴席，營銷人員必須對其保持追蹤，直到客戶下訂單為止。若客戶取消訂席，也要詢問取消宴會的原因，并予以記錄，作為日后改進的參考。