(四)用房控制
    根據協議明確的內容，填寫會議訂房統計表。淡季的會議用房數量可控制在總客房的30%左右，平時可控制在2o%左右，旺季要視市場狀況和客房銷售情況而定。
(五)用房更改
    (1)在接到更改申請后，要找出原始預訂單據，明確更改內容，包括房間數、抵達日期等。
    (2)如不增加用房或延長住宿期，可直接填寫更改單后請會議組織者簽字確認。
    (3)如會議組織者電話通知更改，應要求對方發送電傳、特快專遞等書面文件。
    (4)如會議組織者在超過截止日期后要求更改，提出減少房數或住宿天數等，標識設計公司所設計的酒店營銷部人員應告知對方酒店將按協議的有關條款執行。
    (5)如更改內容要求增加房數或延長住期，營銷部人員應查閱預訂統計表并與前廳部協商，在房態許可的條件下再接受與確認。如無法安排，要及時同會議組織者協商解決。
    (6)更改后的會議訂房統計、計算機輸入均需及時進行修改，確保預訂信息的準確性。
    (7)將更改資料、更改單、原始訂單等資料一并送至預訂處存檔。

(六)預訂取消
    (1) 接到會議預訂取消的通知后，應立即找出原預訂資料，并加蓋取消印章。
    (2)取消資料與原始資料全部取出，另行存檔備查。
    (3)對已取消的訂房要在訂房統計和計算機中作取消處理。
    (4)超過規定截止日期的預訂取消，要按訂房協議向對方收取取消預訂手續費。