在酒店內的每次活動之前，酒店應向撰稿人提供相關的信息材料或其他相關信息。接到撰稿人提供的文章后，酒店方面在做最后審視時，即使文章中含有某些負面的因素，酒店也應以書面的形式向撰稿人表示感謝。
六 與新聞媒體的關系
    通過以下的幾項簡單原則，酒店可以與新聞媒體方面保持密切的聯系：
(一)認真準備新聞發布會
    任何的新聞信息發布會都應經過縝密的計劃，書面的材料應符合特定媒體的格式，并留雙倍行距以便編輯修改。
(二)避免重復
    除了一般的新聞信息發布會，酒店不應該嘗試將同樣的信息發布給幾家媒體；相反，酒店應該以多層面的角度來提供信息。
(三)誠實
    面對質詢，酒店的員工應保持坦誠的態度，迅速回復所有的質詢。
(四)遵守時間
    對于大多數新聞而言，時效性就是生命。不能對某個問題迅速做出回復可能使這個報道失色，也可能會給成千上萬的潛在客戶造成巨大的影響。因此，一切新聞信息的發布和會議的舉辦都必須嚴格遵守時間。

七  個人采訪
    如果你了解記者采訪的目的或采訪的一般意向，應該提前準備并研究酒店VI設計的相關背景材料，準備回應對方可能會提出的問題。應避免不負責任的評論或對競爭對手的隨意抨擊。首先應保持誠意，“無可奉告”的回復問題方式給人帶來的是消極的感受。酒店方面應該保持清醒的認識記者們是來進行采訪的，他們日后會根據此次采訪來撰寫文章或制作節目，要珍惜酒店出面澄清某些細節的機會。
 

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