文件紙頭、傳真紙頭和表單紙頭是酒店事務識別系統中的第二應用要素群，在該子系統中的重要性不亞于第一應用要素群。其中，文件紙頭和表單紙頭僅供酒店內部使用，傳真紙頭更多地面向外部世界，資料袋在酒店內部均有廣泛的使用。
        在文件紙頭設計項目下，主要包括封面設計、紙頭設計和內文設計等方面的作業內容以及相應的設計解說和應用解說。封面設計會更多地應用輔助圖形進行裝飾，提高封面的美感，而且多通過色彩的差異化突顯文件類型，方便查閱和存檔管理；與封面設計類似，紙頭設計亦十分重視通過色彩和類別編碼等要素的運用，形成文件系列紙頭，如紅色紙頭代表必須全面執行的絕決策性文件，黃色紙頭代表必須緊急處理的應急性文件，綠色紙頭代表可以從容展開的咨詢性文件；文件的內文設計多從屬于紙頭設計，多選擇文件主題、編碼和頁碼等少數幾個要素展開，以達清晰、簡潔之效力。
 

        與文件紙頭不同，傳真紙頭與外界的接觸面更廣，作為正式的有著法律責任色彩的商務性溝通載體，傳真紙頭的設計宜直取嚴謹設計之途，力求清晰、簡潔和容易識別，即使有一些裝飾，也僅僅是一些底襯性的點綴而已。由于網上商務的蓬勃發展，傳真紙頭的設計項目下應加入電子郵件版的傳真紙頭設計，滿足越來越廣泛的網絡傳真之需。進行此一小項設計時，應注意避免使用影響接發速度的設計方式。
        限于酒店內部使用的表格和單據種類繁多，表單數據多選擇代表性的工作流程圖、工作計劃書、工作備忘錄等表單展開。與文件紙頭和傳真紙頭設計相比，表單紙頭的設計更強調為表單留位，基本棄絕裝飾性設計，相應的設計要素也減至最低，以保證表單的獨立和填制使用的方便性。